Эффективное обучение, наставничество и правильный подход к сотрудникам позволяет быстро достигать результатов, которые выводят компанию на новый уровень работы. Одним из направлений работы по кадрам является обучение сотрудников. С этой целью можно использовать разные учебные программы от собственных разработчиков, сторонних компаний.
Работающая система обучения: что для этого нужно?
Крупные ритейлеры, добывающие предприятия и даже IT-компании пользуются различными программами и формами обучения, выбор которых полностью зависит от поставленной бизнес-задачи.
В независимости от направления компании ‒ ее конечная цель, это повышение квалификации сотрудников. За повышенной квалификацией следует увеличение объема прибыли. Для работающей системы обучения требуется пройти несколько важных этапов.
Оценка существующего положения
Для того, чтобы начало обучения не затягивалось ‒ можно следовать простому принципу, по которому оценивается текущая ситуация компании. Владелец оценивает текущее состояние прибыли компании и состояние сотрудников, после чего описывает желаемый результат.
Расстояние между настоящей и желаемой ситуацией нужно преодолеть, сделав упор на анализ текущего состояния компании, ее прибыли и убытков. Он поможет разобраться с тем, какие потребности в обучении существуют на данный момент. При начале обучения, акцент делают именно на изначальных потребностях компании.
Для выявления недостающих навыков используется не только интуиция, но и точная статистика, которая наглядно показывает настоящее положение компании. Важно собрать всю имеющуюся информацию от каждого руководителя подразделения, провести опросы среди всех участников обучения и полноценно оценить персонал. Итоговые данные помогут оценить эффективность по определенным навыкам. Так, можно легко разобраться с теми компетенциями, которые нужно улучшать в дальнейшем.
Цель обучения
После оценки текущей ситуации, владелец должен сформировать потребности, которые станут основой для цели системы обучения.
В зависимости от потребностей бизнеса, потребности могут различаться:
- Повышение квалификации всех сотрудников для значительного увеличения производительности труда.
- Обучение для работы по новой должности, которую внедряют в компанию.
- Обучение сотрудников для благополучной адаптации.
- Обучение пользованию новым продуктом, либо технологией, которую планирует внедрять компания.
- Обучение стандартам компании, для быстрой адаптации к работе.
Многим компаниям часто требуется сократить адаптационный период новичков, но при этом быстро обучить их общепринятым стандартам организации. В данном случае, цель ‒ это программа обучения для новичков.
Целевая аудитория
После выявления потребностей и обозначения итоговой цели, определение целевой аудитории не займет много времени. В случае, если сотрудники должны быть готовы перейти на другую должность ‒ целевой аудиторией будут являться основные кадры.
Бывают ситуации, в которых целевая аудитория не четкая или в компании уже утвержден порядок потенциальных потребителей курса обучения. Здесь, программа отдельно адаптируется под каждую из групп.
К примеру, все работники компании должны выйти на новый уровень с помощью обучения работе с новыми продуктами, но для каждого подразделения курсы будут отличатся. Отдел продаж будет заниматься реализацией самого продукта, для которой нужно более глубокое обучение, чем для колл-центра, где не обязательно погружаться в специфику.
Измеримая задача каждого курса
В программу обучения традиционно входят несколько курсов, каждый из которых решает свою задачу. Не стоит объединять несколько задач в одно целое, т.к. это повлечет за собой рассредоточенность сотрудников и слабый эффект после обучения.
Правильно выстроенная рабочая задача должна измеряться, быть достижимой и иметь ограничения по времени ее выполнения. Плохо поставленная задача не включает в себя таких особенностей как информация об отделе сотрудника, направлении, которое он должен освоить и о сроке освоения. В хорошей задаче прописаны все нюансы от отдела до точного срока освоения навыка.
Чтобы задача была четко сформулирована ‒ создателю необходимо понимать желаемый результат, т.е. то, что получит компания после обучения сотрудников.
К примеру, работники должны разбираться в новом продукте, научится работать с холодными звонками, контролировать объем выручки, улучшить показатель качества обслуживания клиентов и т.д. Все успехи в период обучения и после его окончания удобно измеряются определенным количеством баллов на итоговых тестах.
Знать желаемый результат = правильно сформировать задачу курса.
Составление бюджета
На стоимость составленного обучения влияет множество факторов. Первый и самый главный фактор ‒ это формат и метод обучения.
Первый этап предполагает определение потребности в новом оборудовании, материалах, а также правильный расчет финансов. Оценивается наличие помещений для того, чтобы проводить семинары. Также важны материалы для обучения, которые уже есть в наличии (стандартные инструкции, правила, лекции, видеоматериалы). Исходя из полученных данных выбирается подходящий вариант обучения.
Если компания остановилась на открытом тренинге, владельцам нужно будет учитывать оплату коуча и даже расходы на дорогу. В случае, если тренинг не входит в часы работы ‒ сотрудникам нужно будет также выплачивать зарплату, даже в его отсутствие. В штат можно нанять преподавателя. Это избавит от расходов на дорогу, но компании потребуется оплачивать зарплату коучу.
Дистанционное обучение позволит не только сэкономить, но и многократно использовать учебный материал. Расходы на аренду, командировки и тренеров сразу отпадут. Дистанционное обучение сможет привлечь как внешних, так и внутренних учителей (проведение трансляций с помощью системы вебинаров). В нашей программе такая система уже встроена для более удобного использования.
При выборе дистанционного обучения рекомендуется использовать только необходимый набор модулей СДО. Не стоит выбирать платформу, которая будет его расширять. В случае с e-learning затраты будут фиксированные и стабильные. Иные системы могут требовать почасовой оплаты обучения, которое проводится в рабочее время.
Когда составляется бюджет на обучающую программу ‒ стоит учитывать стоимость поддержки и актуализацию, которая оказывает сильное влияние на результат.
Форматы обучения и методы внедрения новых технологий
Программа обучения включает в себя разные виды образовательных мероприятий. Для более удобного применения, такие действия классифицируются по разным признакам:
- Вовлеченность. В случае проявления живого интереса со стороны сотрудников – преподаватель обучает аудиторию и взаимодействует с ней. Пассивная активность подразумевает простое изложение материала для слушателей.
- Форма обучения: групповая или индивидуальная.
- Сроки обучения. Достаточно масштабные программы рассчитываются на срок от полугода и более. Короткие программы могут занимать от нескольких часов до нескольких дней.
- Отрыв от процесса производства. Обучение персонала может проходить прямо на работе, чтобы сотрудники не отрывались от основных задач. В зависимости от формата могут понадобится регулярные выезды за пределы предприятия.
- Оффлайн и онлайн форматы. Оффлайн обучение подразумевает очные тренинги, семинары, лекции и другие виды активности, в которой участвует группа. Онлайн обучение позволяет находить индивидуальный подход к каждому сотруднику (можно выбирать удобный формат от лекции до игры).
Методы обучения также разделяются на несколько видов в зависимости от цели и потребностей компании:
- Лекции. Одна из форм пассивного обучения, которая распространяет информацию по большинству сотрудников. Недостаточно эффективна, т.к. слушатели не получают практического опыта.
- Семинары. Групповое обучение, в процессе которого ведется постоянный контакт со слушателями. Лучше всего подходит для групп до 20 человек.
- Кейсы. Примеры, основанные на реальном бизнесе. Их разбирают вместе со зрителями, показывая все плюсы и минусы. Хороший метод для практического освоения направления.
- Тренинг. Практичное и кратковременное обучение группы, в процессе которого люди знакомятся с практическим освоением.
- Модульные процессы обучения. Курс делится на легкие и усложненные модули, каждый из которых подразумевает решение мини-задач.
- Игровая форма обучения. Игра вовлекает персонал в рабочий процесс (соревнования между работниками, высчитывание очков, специальная валюта, и т.д.). Креативный рейтинг сотрудников не только продвигает работу, но и усиливает мотивацию к обучению.
- Мозговые штурмы. Групповая активность, в процессе которой сотрудник за минимальные сроки должен создать много креативных и рабочих идей, без анализа.
- Наставничество. Не менее эффективная индивидуальная форма, которая может быть реализована в любой программе, в независимости от бюджета и масштаба. Обучение проводят более опытные сотрудники. Так, повышается мотивация и растет общий коллективный дух.
Выбор формата также основывается на целевой аудитории компании и продукта, а также на задаче и развлекательном формате, который влечет за собой мотивацию и положительные эмоции. К вебинарам можно добавлять геймификацию и различные активные тренинги.
Причем программы, которые включают в себя и развлечения и обучение подходят для любого возраста сотрудников. Комбинируя форматы, владелец значительно повышает эффективность программы и делает ее более доступной для широкого круга слушателей.
Разработка программы и ее оценка
Программы обучение разрабатываются экспертами в той или иной сфере. Владелец предоставляет все необходимые материалы на целевую аудиторию, формат обучения и предпочтительную форму. В результате сотрудничества преподавателя и владельца программа максимально приближается к запросам компании и ее потребностям.
Когда программа готова ‒ ее отдают на экспертизу, проводимую компанией. Качественная программа должна быть актуальной, реалистичной и реализуемой. Уроки должны проводится в уже существующих условиях и давать практические навыки всем сотрудникам.
Обучение
После того, как все обучающие программы утверждены ‒ можно смело планировать время на обучение. Этот этап также зависит от формата обучения (очное, заочное, дистанционное и смешанное). Если компания довольно крупная, с большим штатом сотрудников‒ дистанционное и смешанное обучение станет идеально подходящим вариантом.
С помощью двух таких моделей, обучение охватывает все необходимое количество сотрудников, которые могут находится в разных городах и филиалах. Качество обучения при этом не страдает и остается таким же эффективным.
Не стоит забывать о том, что для постоянной актуальности обучения требуется отслеживание общей эффективности.
Оценка и отслеживание эффективного обучения
Оценка эффективности позволяет понять: достигнута цель или нет. Она помогает в соотношении затрат на обучение и его существенных результатов. Итоговые результаты и общая оценка проводятся после завершения обучения. В процессе обучения утверждаются показатели эффективности и полученные знания сотрудников. Статистика покажет все успехи до и после уроков.
Отслеживать эффективность и получать данные об анализе можно с помощью следующих способов:
- Мнение обучающихся. Опросники, созданные для слушателей, помогут оценить эффективность исходя из самых популярных отзывов.
- Полученный материал и его освоение. Заранее подготовленные тесты и итоговые опросы по пройденному материалу помогут дополнить курс.
- Поведенческий фактор. Если после обучения сотрудники применяют полученные практические навыки в процессе работы ‒ обучение прошло достаточно эффективно.
- Результаты работы. Повышается производительность труда, прибыль сотрудника возрастает, также как прибыльность организации. Успешное обучение гарантирует растущие экономические показатели.
Помимо финальной оценки важен и промежуточный фактор. К примеру, если работники не сильно заинтересованы курсом, а промежуточный результат оставляет желать лучшего ‒ стоит задуматься о более качественном проведении программы.
Затраты и их эффективность
Чтобы не тратить лишние средства и правильно оценивать эффективность затрат ‒ рекомендуется всегда соотносить результат и потраченные деньги.
Выводы об эффективности требуют учета финансовой выгоды и устойчивости результата. Правильная последовательность обучения, при которой работники сначала получают базовую информацию и только потом исследуют новые показатели – позволяет анализировать новые тенденции, касающиеся продукта..
Финансовая выгода важна из-за прямой прибыли и сокращения убытков. Не стоит забывать и про цену на решение, в которую входят все расходы на обучение и поддержание результатов.
Мнение наших экспертов
Вот что думают эксперты нашей компании об успешном обучении сотрудников:
-
Всегда оценивайте текущую ситуацию, исходя из уровня знаний и опыта ваших сотрудников. Так будет легче определить будущие цели обучения.
-
Всегда определяйте целевую аудиторию. Не жертвуйте этим фактором. Важно формулировать измеримые задачи для каждого вебинара, тренинга или стрима, учитывая все этапы работы.
-
Не обязательно выбирать один метод обучения. Создавайте выгодные и эффективные с точки зрения методы обучения. Ориентация по задачам и аудитории никогда не подводит.
Заключение
Анализ текущего положения компании важен при любом раскладе. Он позволяет составить правильную программу обучения. При этом также важно получать обратную связь от обучающихся сотрудников для понимания преимуществ и недочетов уроков и т.д.
Компания может разрабатываться собственные программы обучения, либо приобретать их у сторонних образовательных организаций, частных экспертов.
Реализовать программу обучения можно в очном или удаленном формате, либо непосредственно в процессе работы сотрудников.