Эффективная работа компании с большим числом сотрудников невозможна без четкой и продуманной системы управления персоналом. Упущения, возникающие при работе с кадрами, в конечном итоге могут стать причиной критических сбоев в работе фирмы. Удержать квалифицированных сотрудников, улучшить их навыки и качества, необходимые для работы, и увеличить показатели продуктивности компании за счет этого поможет грамотная проработанная стратегия взаимодействия с кадрами. Наши эксперты помогут разобраться в том, как правильно построить систему управления персоналом в бизнесе и избежать наиболее распространенных ошибок.
Для чего это нужно?
На некоторых предприятиях суть системы управления персоналом ограничивается единственной функцией – подбором кадров. В худшем случае, даже этому аспекту не уделяется должного внимания, и кандидаты на вакантные должности выбираются, исходя из очень поверхностных и обобщенных требований: таких, например, как наличие высшего образования или трудовой стаж.
Если же система построена эффективно и с грамотным подходом, то каждый соискатель рассматривается индивидуально и оценивается не только по записям в трудовой книжке и дипломе, но и по достижениям, а также по личным качествам.
Помимо этого, система управления персоналом включает в себя другие аспекты работы с сотрудниками:
- определение сильных сторон и потенциала, дальнейшее их использование;
- меры по сохранению ценных и перспективных кадров;
- мотивация на повышение продуктивности и т.д.
Задачи, которые может решить грамотная система управления персоналом
Чтобы организовать систему качественно и получить от нее действительно заметный результат, нужно определить, какие цели в сфере управления персоналом приоритетны для конкретной компании. Задачи могут различаться в зависимости от множества факторов – например, того, насколько масштабный бизнес или какие пути развития выбирает руководство. Даже отрасль, в которой работает компания, может играть роль.
Тем не менее, всегда есть общие цели, ключевые из которых – выбор сотрудников, разработка стратегии, позволяющей максимально эффективно использовать их труд, а также обучение и профессиональное развитие специалистов.
Помимо этого, система управления персоналам решает и другие задачи:
- оптимизация управленческой системы;
- анализ и прогнозирование развития бизнеса;
- разработка мотивационных инструментов для коллектива;
- определение и внедрение актуальных требований к соискателям на вакансии в соответствии с потребностями компании.
Можно ли обойтись без системы?
При небольших масштабах бизнеса многие компании не разрабатывают системы управления персоналом, однако по мере развития возникновение такой потребности неизбежно – иначе не перейти на новый уровень. Есть примеры, когда стратегии в области кадровой политики внедрялись и в небольших компаниях буквально с момента их создания. Такой подход тоже довольно эффективен, если планируется стремительное расширение и имеются амбициозные планы.
Задуматься об оптимизации кадровой работы и внедрении четкого стратегического плана следует в случаях, когда рост бизнеса тормозится из-за того, что:
- на регулярной основе возникают ситуации, когда отделы не справляются с поставленными задачами;
- после расширения штата и большого набора персонала не удается эффективно ввести свежие кадры в работу;
- становится сложно определить, каких кадров недостаточно, а каких, наоборот, слишком много;
- возникает необходимость внедрить мотивационную политику;
- требуется оптимизация рабочих условий.
Структура системы управления
Любая система управления персоналом держится на трех китах:
- Формирование стратегии и кадровой политики компании.
- Разработка управленческих инструментов.
- Создание условий для усовершенствования кадровой работы.
Однако зачастую система более сложная и включает в себя гораздо больше направлений.
Мнение наших экспертов: Внедрить в систему как можно больше подсистем – не значит сделать ее эффективнее. В любой ситуации следует опираться на потребности конкретного бизнеса и учитывать общую тенденцию его развития. Чтобы кадровые стратегии работали, нужно четко определить цели, которые ставит перед собой компания, и после этого выбрать методы взаимодействия с персоналом, которые помогут достичь этих целей.
Какие подсистемы могут быть включены в систему управления кадрами?
Объем системы зависит от того, насколько крупным будет предприятие, на котором внедряется система управления кадрами. Если в небольшой компании все кадровые задачи может решить один HR-специалист, то в масштабной понадобятся отделы, каждый из которых будет работать в конкретном направлении. В структуру могут входить отдельные сотрудники или секторы, которые занимаются следующими направлениями:
- Планирование. Эта сфера поможет заранее определить возможные кадровые потребности и проблемы на основе анализа текущей работы и перспектив развития.
- Наем. Для проведения собеседований и принятия решений о приеме соискателей в крупных компаниях целесообразно создать специальный отдел.
- Контроль отношений. Поддержание комфортной рабочей атмосферы – одна из необходимы мер для эффективной работы, и можно привлечь к этой работе профессионалов, которые будут заниматься решением спорных ситуаций между коллегами и давать оценку взаимоотношениям внутри коллектива.
- Охрана труда. Соблюдение правил безопасности и обеспечение необходимых условий для работы сотрудников нужно не только для того, чтобы улучшить работоспособность персонала. Существуют нормы в сфере охраны труда, установленные законом, и их несоблюдение может повлечь взыскания.
- Развитие сотрудников. Это направление помогает разработать наиболее действенные стратегии обучения тех, кто только поступил на работу, а также обеспечить повышение квалификации опытных работников.
- Мотивационная политика. Продуманная система поощрений и штрафов – один из проверенных инструментов повышения эффективности работы. Она должна быть сбалансирована, реальна для сотрудников и адаптирована под условия компании.
- Юридическое сопровождение. Обеспечивает контроль за соблюдением трудового законодательства и корректным оформлением кадровой документации, а также предупреждение трудовых споров между руководством и подчиненными и их разрешение в случае возникновения.
Кто входит в службу кадрового управления?
Состав сотрудников, осуществляющих внедрение и обеспечивающих функционирование системы управления персоналом, различается в различных компаниях. В первую очередь, это зависит от масштабности бизнеса: когда речь идет о предприятии с небольшим штатом, с задачами способен справиться даже один специалист, однако это актуально только для тех компаний, где численность сотрудников не превышает 50 человек. Чем больше коллектив, тем более разветвленной должна быть и кадровая система.
Ниже мы рассмотрим возможные виды специалистов, которые могут входить в департамент по управлению кадрами.
Директор по персоналу
Лицо, осуществляющее руководство всеми отделами, задействованными в кадровой работе.
Специалист по коммуникациям
Связующее звено между коллективом и руководством, доносящее ключевую информацию о политике компании, различных изменениях и т.д.
Рекрутер
Специалист, занимающийся работой по подбору кадров: поиску кандидатов, проведению собеседований, формированию кадрового резерва и проч.
Экономист
Анализирует показатели эффективности и оплаты труда.
Делопроизводитель
Обеспечивает документационное сопровождение кадровой работы: формирование отчетности, оформление бумаг на прием новых сотрудников, их перевод между структурными подразделениями ли увольнение.
Специалист по обучению
Координирует внедрение образовательных программ, помогающих сотрудникам получить или усовершенствовать навыки, необходимые в работе, а также может заниматься непосредственно их разработкой. В крупных компаниях для подобных задач создаются целые отделы развития.
Специалист по адаптации
Помогает сотрудникам, принятым на работу, быстрее, комфортнее и эффективнее влиться в коллектив. Под эту задачу редко нанимают отдельного сотрудника – гораздо чаще данная функция возлагается на специалистов по обучению.
Как сделать систему действенной?
Эффективность системы зависит от соблюдения основных принципов, которые позволяют сформировать отлаженный механизм работы.
Важно соблюдать баланс в распределении нагрузки и давать сотрудникам тот объем задач, с которыми они могут справиться. Повышенные требования приведут лишь к срыву сроков, убыток от которого может быть выше, чем затраты на создание новых штатных единиц. Поэтому необходимо постоянно анализировать деятельность компании и вовремя реагировать на необходимость расширения.
Мнение наших экспертов: При оценке кандидатов на вакантную должность важно обращать внимание не только на их профессиональные навыки, но и на личностные качества. Производительность во многом зависит от амбициозности, стремления показать себя и, конечно, стрессоустойчивости. Эффективный сотрудник – это не только тот, кто знает свою сферу деятельности, но и тот, кто стремиться продемонстрировать свои достоинства.
Отсюда вытекает еще один значимый момент – важность профессионального развития. Зная, что эффективная работа поможет человеку добиться определенных должностных и, как следствие, финансовых высот, он наверняка проявит большую самоотдачу.
Чтобы система управления персоналом была отлаженной, следует позаботиться о кадровом резерве. Временное отсутствие сотрудника по любой причине, будь то плановый отпуск или неожиданный больничный, не должно сказываться на работе его отдела.
Этапы развития системы
Система управления персоналом развивается поэтапно, и этот процесс включает в себя следующие шаги.
Определение задач
Специалисты определяют количественный и качественный состав коллектива, который необходимо сформировать для обеспечения жизнедеятельности предприятия. В этом вопросе можно опираться на опыт успешных представителей той ниши рынка, в которой развивается бизнес, и использовать уже готовые стратегии, а можно создавать свои с нуля. В данном вопросе необходимо учитывать общий объем и характер задач, производительность и компетенцию каждого сотрудника и т.д.
Набор специалистов
Отделы, осуществляющие подбор кадров, в оптимальном варианте работают не только в направлении удовлетворения текущих потребностей предприятия, но и в направлении формирования кадрового резерва.
Мнение наших экспертов: Данная сфера – ключевая работе системы управления персоналом. Именно люди являются тем ресурсом, от которого зависит будущее бизнеса. Грамотный подход к формированию коллектива – гарантия развития и увеличения показателей. Здесь важно всесторонне оценить каждого кандидата максимально объективно, чтобы понять, насколько он подходит для той или иной должности, причем именно в конкретной компании. Часто бывает такое, что человек легко вписывается в какой-либо коллектив, хотя до этого на аналогичной должности, но на другом предприятии не смог «прижиться». Это может зависеть от стратегии ведения дел в компании, подхода к контролю и даже психологической совместимости с коллегами. Конечно, далеко не все из этих факторов можно предусмотреть на этапе отбора, однако при грамотном подходе есть возможность найти по-настоящему идеального сотрудника.
Управление работой
Как только коллектив создан, наступает следующий этап. По сути, он бесконечен, и включает в себя постоянное усовершенствование процесса как в плане мотивации, помогающей коллективу эффективнее решать свои задачи, так и в плане формирования отношений в команде, что подразумевает предупреждение конфликтных ситуаций внутри компании и их решение.
Создание нормативной базы
Необходимый шаг, чтобы грамотно регулировать работу на юридическом уровне, строить эффективные отношения с сотрудниками, избегать трудовых споров, обеспечивать соблюдение прав работников компании.
Формирование механизма рационального использования труда
Необходимо максимально четко обозначить задачи и обязанности каждого сотрудника и создать соответствующие локальные акты – должностные регламенты и инструкции. Для этого следует объективно оценить существующие задачи и грамотно распределить их. Кроме того, данный этап включает в себя разработку системы мотивации – как материальной, так и нематериальной. Компании, в которой предусмотрены различные виды вознаграждения за повышенную работоспособность сотрудников, гораздо проще удержать ценные кадры, а также повысить продуктивность.
Повышение квалификации
Чем больше развивается бизнес, тем выше требования к сотрудникам. В то же время, заменять проверенные кадры на новых людей, не знакомых со спецификой коллектива, далеко не всегда эффективно – гораздо выгоднее обеспечить уже имеющимся специалистам возможность развиваться, получать новые знания и повышать свой уровень.
Методы управления персоналом
Практическая часть системы управления персоналом строится на трех методах. Внедрение одного из них будет малоэффективным, и грамотный подход требует совмещать их, добиваясь баланса.
Формально-организационные методы
Подразумевают разработку системы локальных актов – различных инструкций, регламентов, распоряжений, актов и т.д. От работников требуется неуклонное соблюдение принятых в компании правил и за нарушения полагаются санкционные меры.
Экономические методы
Включают в себя практику различных видов мотивационных выплат, а также финансовые санкции за низкие показатели и недобросовестное отношение к работе. Это могут быть:
- повышение зарплаты сотрудникам, регулярно перевыполняющим плановый объем;
- возмещение затрат сотрудников, необходимых для выполнения работы (например, оплата связи или проезда);
- премиальные и бонусные выплаты;
- материальная помощь в сложных ситуациях;
- стимулирующие надбавки;
- штрафы.
Социально-психологические методы
Производительность сотрудников обусловлена не только их способностями и мотивацией, но и микроклиматом в коллективе. Поэтому очень важно сформировать корпоративную культуру, затрагивающую как всю компанию, так и каждого отдельно взятого сотрудника.
Заключение
- Система управления персоналов – это планирование, принятие решений, реализация определенных мероприятий по кадрам. Это комплексная задача, которая должна осуществляться постоянно.
- Для реализации всех запланированных задач необходимо определиться с направлениями и методами системы управления персоналом, распределить полномочия между службами и специалистами компании.
- Общий контроль за системой управления персоналом осуществляет руководитель организации. Текущей работой по данному направлению занимается кадровая служба.